Política de Privacidad

Dependiendo del contexto, la Compañía actúa en diferentes roles respecto al tratamiento de datos personales:

• Como Responsable del Tratamiento (Data Controller): cuando recopila y procesa datos personales de los Usuarios que se registran y utilizan la Plataforma directamente (datos de cuenta, información de uso, datos de pago).
• Como Encargado del Tratamiento (Data Processor): cuando procesa datos personales de los clientes finales de las agencias de visa que utilizan la Plataforma. En este caso, el Usuario (la agencia) actúa como Responsable del Tratamiento y la Compañía procesa los datos únicamente conforme a las instrucciones del Usuario y para la prestación de los Servicios.

Cuando la Compañía actúe como Encargada del Tratamiento, el Usuario (agencia) será el único responsable de obtener las autorizaciones y consentimientos necesarios de los titulares de los datos antes de ingresar su información en la Plataforma.

Utilizamos la información recopilada para los siguientes fines:

• Prestación de los Servicios: gestionar cuentas, procesar formularios de solicitud de visa, ejecutar análisis de perfil con IA, escanear pasaportes, asistir en la transferencia de datos a formularios externos y generar enlaces de autoservicio.
• Autenticación y seguridad: verificar la identidad del Usuario y proteger las cuentas contra accesos no autorizados.
• Procesamiento de pagos: gestionar la compra de créditos de visa a través de nuestro proveedor de pagos.
• Comunicación: enviar notificaciones relacionadas con el servicio, soporte técnico y actualizaciones de la Plataforma.
• Mejora del servicio: analizar el uso de la Plataforma para optimizar funcionalidades y la experiencia del Usuario.
• Cumplimiento legal: cumplir con obligaciones legales, regulatorias o requerimientos de autoridades competentes.

El tratamiento de datos personales se realiza bajo las siguientes bases legales:

• Ejecución de contrato: el tratamiento es necesario para prestar los Servicios contratados por el Usuario.
• Consentimiento: el Usuario otorga su consentimiento al registrarse y aceptar estos términos.
• Interés legítimo: para mantener la seguridad de la Plataforma, prevenir fraudes y mejorar los Servicios.
• Obligación legal: cuando el tratamiento sea necesario para cumplir con requerimientos legales o regulatorios.

La Plataforma utiliza únicamente cookies de sesión necesarias para la autenticación y el funcionamiento de la aplicación. Estas cookies son esenciales para mantener su sesión activa y segura.

No utilizamos cookies de seguimiento, cookies publicitarias ni tecnologías de rastreo de terceros. No compartimos información de navegación con redes publicitarias ni plataformas de análisis de terceros.

Para la prestación de los Servicios, la Compañía utiliza los siguientes proveedores externos, los cuales pueden procesar datos personales conforme a sus propias políticas de privacidad:

• Proveedor de infraestructura en la nube: utilizamos servicios de computación en la nube ubicados en Estados Unidos para el almacenamiento de datos, procesamiento, distribución de contenido, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e inteligencia artificial. Todos los datos se almacenan con cifrado en reposo y en tránsito.
• Lemon Squeezy: proveedor de pagos que procesa las transacciones de compra de créditos de visa. La Compañía no almacena datos de tarjetas de crédito.

Estos proveedores son seleccionados conforme a criterios de seguridad, cumplimiento normativo y estándares internacionales de protección de datos.

La Plataforma opera sobre infraestructura en la nube ubicada en Estados Unidos. Los datos personales proporcionados por Usuarios ubicados fuera de Estados Unidos serán transferidos y procesados en dicho país.

Al utilizar la Plataforma, el Usuario consiente expresamente la transferencia de sus datos a Estados Unidos y reconoce que las leyes de protección de datos de su país de residencia pueden diferir de las de Estados Unidos.

La Compañía adopta medidas técnicas y organizativas razonables para garantizar que los datos transferidos sean tratados de forma segura y conforme a esta Política de Privacidad.

La Compañía implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida. Estas medidas incluyen:

• Cifrado: todos los datos se cifran en tránsito (TLS) y en reposo (cifrado a nivel de base de datos y almacenamiento).
• Autenticación sin contraseña: acceso mediante códigos de un solo uso enviados por correo electrónico, eliminando riesgos asociados a contraseñas comprometidas.
• Control de acceso basado en roles: permisos granulares (Propietario, Admin, Agente) que garantizan que solo el personal autorizado acceda a la información correspondiente.
• Almacenamiento privado de documentos: las imágenes de pasaportes y fotografías se almacenan en almacenamiento privado en la nube.
• Respaldos continuos: las bases de datos están protegidas con recuperación punto-en-tiempo, permitiendo restaurar datos a cualquier momento dentro del periodo de retención.
• Arquitectura en la nube: infraestructura diseñada para minimizar la superficie de ataque.

No obstante, ninguna medida de seguridad puede garantizar una protección absoluta. El Usuario es responsable de proteger el acceso a su cuenta de correo electrónico, que es el medio de autenticación en la Plataforma.

La Compañía conserva los datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política:

• Datos de cuenta: se conservan mientras la cuenta del Usuario esté activa.
• Datos de aplicantes: se conservan mientras la cuenta de la agencia esté activa y los registros de clientes no sean eliminados por el Usuario.
• Eliminación: cuando el Usuario solicite la eliminación de su cuenta o de datos específicos, la información será eliminada de los sistemas activos de forma inmediata. Debido al ciclo de respaldos automáticos, los datos serán completamente eliminados de todas las copias de seguridad dentro de un plazo máximo de 30 días a partir de la solicitud.

La Compañía podrá retener ciertos datos cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales, resolver disputas o hacer cumplir los Términos de Servicio.

Dependiendo de la legislación aplicable en su jurisdicción, el Usuario puede tener los siguientes derechos respecto a sus datos personales:

• Acceso: solicitar información sobre los datos personales que la Compañía almacena sobre usted.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Eliminación: solicitar la eliminación de sus datos personales, sujeto a las excepciones legales aplicables.
• Portabilidad: solicitar una copia de sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
• Revocación del consentimiento: retirar su consentimiento para el tratamiento de datos en cualquier momento, sin afectar la legalidad del tratamiento realizado antes de la revocación.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe una solicitud a support@cognivisa.com indicando su identidad y el derecho que desea ejercer. Responderemos dentro de un plazo razonable conforme a la legislación aplicable.

Cuando la Compañía actúe como Encargada del Tratamiento (datos de clientes de agencias), las solicitudes de los titulares serán remitidas al Usuario (agencia) que actúa como Responsable del Tratamiento, y la Compañía colaborará en la atención de dichas solicitudes.

La Plataforma está dirigida a usuarios mayores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de 18 años como Usuarios de la Plataforma.

En el contexto de solicitudes de visa, las agencias pueden ingresar datos de aplicantes menores de edad como parte del proceso de gestión familiar. En estos casos, la agencia (como Responsable del Tratamiento) es la única responsable de obtener el consentimiento de los padres, representantes legales o tutores del menor, conforme a la legislación aplicable.

Si la Compañía tiene conocimiento de que se han recopilado datos de un menor sin la autorización correspondiente, tomará las medidas necesarias para eliminar dicha información.

La Compañía no vende, comercializa ni comparte datos personales con terceros con fines publicitarios o de marketing.

Podemos divulgar información personal únicamente en los siguientes casos:

• Proveedores de servicios: compartimos datos con los proveedores descritos en la sección 6, exclusivamente para la prestación de los Servicios.
• Obligación legal: cuando sea requerido por ley, orden judicial o requerimiento de una autoridad competente.
• Protección de derechos: cuando sea necesario para proteger los derechos, la seguridad o la propiedad de la Compañía, sus Usuarios o terceros.
• Transacciones corporativas: en caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos personales podrán ser transferidos como parte de la transacción, sujeto a la continuidad de las protecciones de esta política.

La Compañía se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Los cambios serán comunicados mediante la actualización de la fecha de "Última actualización" en esta página.

En caso de cambios sustanciales que afecten la forma en que procesamos sus datos personales, haremos esfuerzos razonables para notificarle a través de la Plataforma o por correo electrónico antes de que los cambios entren en vigor.

El uso continuado de la Plataforma después de la publicación de cambios constituirá su aceptación de la política modificada.